Les instructions de travail numériques : comment se lancer

Vous avez pris la décision d’abandonner le papier et de passer entièrement au numérique pour vos instructions de travail. Cela peut sembler être une tâche colossale qui prendra plusieurs années à accomplir. Alors, quelle est la meilleure façon d’aborder un projet de cette ampleur?

Choisir une approche basée sur les résultats pour déterminer où et comment vous commencerez à numériser les instructions de travail vous aidera élaborer une stratégie ciblée, qui fournira rapidement des résultats et améliorera la participation des employés de l’usine.

Cet article décrit les pratiques exemplaires pour passer de la version papier des procédures opérationnelles normalisées aux instructions de travail numériques de la façon la plus efficace possible.

La tendance à la numérisation des instructions de travail

Habituellement, les instructions de travail des usines sont consignées sur papier ou sauvegardées dans un espace Sharepoint sous forme d’interminables procédures opérationnelles normalisées. Elles sont entreposées loin du lieu de production, ce qui les rend difficilement accessible par les opérateurs en cas de besoin. Cette situation peut faire en sorte que les travailleurs se sentent abandonnés lorsqu’ils doivent résoudre des problèmes sur la chaîne de production et qu’ils ont besoin de réponses rapides.

Les instructions écrites sont également plus susceptibles d’être mal interprétées, ce qui peut mener à une performance irrégulière dans l’accomplissement des tâches. Les changements et les mises à jour apportés aux procédures sont souvent communiqués verbalement, exacerbant davantage les risques d’irrégularités.

Des instructions de travail visuelles, concises et accessibles à partir du plancher de l’usine peuvent constituer un changement révolutionnaire dans la documentation des procédures opérationnelles normalisées. Elles représentent une ressource précieuse pour les opérateurs, utilisée tant pour la formation structurée que pour la formation continue — une ressource servant à répondre aux questions et à favoriser l’amélioration, et non un projet bidon qui accumule poussière et toiles d’araignées.

La tendance vers la numérisation des instructions de travail a pris de l’ampleur au sein des usines dans les dernières années, alors que la crise des compétences dans le secteur manufacturier s’aggravait. Avec un taux record de roulement du personnel, une pénurie d’effectifs qualifiés et une main-d’œuvre vieillissante, les entreprises manufacturières sont à la recherche de meilleures façons de mobiliser et de soutenir leurs travailleurs de première ligne.

L’argument le plus convaincant qui pousse les usines à numériser leurs instructions de travail est le désir de soutenir l’instauration d’une culture d’uniformisation pour réduire les pertes de production causées par des méthodes de travail incohérentes ou des lacunes dans les connaissances. Depuis qu’ils ont commencé à utiliser une application pour travailleur connecté comme Poka, des géants de la fabrication ont remarqué une tonne d’avantages, notamment :

• CH Guenther a éliminé 40 heures de temps d’arrêt par année sur une machine donnée.

• L’Oréal a pu améliorer son taux de rendement global de 5 % tout en accueillant de nouveaux employés et en augmentant le taux de réussite global de la formation de 10 %.

• Tyson Foods a réduit le temps d’accueil et d’intégration de 15 %.

La rapidité de la création du contenu et sa facilité d’utilisation constituent un avantage secondaire, mais convaincant, des instructions de travail numériques :

• il est 25 à 50 % plus rapide de créer une instruction de travail numérique

• en utilisant les flux d’approbation de Poka, et il est 50 % plus rapide d’approuver une instruction.

• De plus, les opérateurs peuvent retrouver les instructions requises 80 % plus rapidement en balayant les codes QR affichés sur l’équipement.

Avoir des normes accessibles permet à tout le monde de travailler de la même façon, ce qui facilite l’identification et l’intégration des améliorations. Cela est attribuable au fait que les instructions de travail numériques sont plus faciles à modifier que les instructions papier, et que les employés peuvent donner leurs commentaires sur les instructions ambiguës ou inexactes directement dans l’application. Donc, si vous vous demandez si vous avez la marge de manœuvre et les ressources pour passer aux instructions de travail numériques, dites-vous que cela rendra votre équipe plus efficace à long terme.

(Pour bien comprendre la fonctionnalité des instructions de travail numériques de Poka, regardez la vidéo suivante.)

Manque de rigueur et de priorisation : le piège le plus commun

Un piège très commun pour ceux qui entament leur processus de numérisation est le manque de rigueur et de priorisation. Ils commenceront à numériser leurs instructions de travail au hasard plutôt que d’utiliser une approche ciblée, retardant ainsi le temps nécessaire pour voir apparaître une véritable valeur. Qui plus est, le manque de rigueur peut conduire à une trop grande création simultanée de contenu. Toutes ces premières et secondes versions provoquent un goulot d’étranglement, limitant la capacité de l’organisation à compléter et à approuver les versions définitives.

1. Une approche basée sur les résultats : la solution

La sélection du résultat attendu

Nous vous recommandons une approche basée sur les résultats attendus, qui implique de définir le résultat visé par la numérisation des instructions de travail et de créer un exemple d’utilisation bien détaillé.

Commencez par déterminer le secteur de production où vous avez les plus grandes pertes. Par exemple :

• Y a-t-il sur la chaîne 1 un problème de qualité qui cause des réusinages coûteux?

• Ou peut-être y a-t-il sur la chaîne d’emballage des temps d’arrêt fréquents et imprévus qui vous empêchent de finaliser la production?

Ces situations vous aideront à prioriser où vous voudrez créer vos premières instructions de travail numériques.

Vous pouvez même être encore plus précis. Ensuite, déterminez les causes profondes des pertes pour ce secteur. Si le problème est lié à des pertes causées par l’employé (compétences/connaissances) ou la méthode (processus/normes), des instructions de travail numériques pourront être utiles.

• Les matières premières sont-elles manipulées en conformité avec les normes de qualité?

• La maintenance de la machine est-elle effectuée correctement?

Répondre à ce genre de question vous aidera à déterminer quels cas d’utilisation ou instructions de travail vous désirez prioriser.

Un autre résultat que les responsables des opérations priorisent fréquemment dans la création d’instructions de travail numériques est la réduction du délai d’intégration des nouveaux employés. Cela s’avère particulièrement utile quand la rétention des employés représente un défi. Les instructions de travail numériques peuvent complémenter le jumelage et raccourcir la période passée avec le formateur. Puisque les nouveaux employés ont accès au contenu normalisé, ils peuvent apprendre de façon plus autonome en consultant les instructions au besoin.

Définir le résultat souhaité vous permet de déterminer la portée du projet dès le départ. Il vous permet de décider du cas d’utilisation à privilégier, en fonction des résultats à améliorer et de l’adhésion sur le plancher de l’usine.

2. Faites le suivi de vos indicateurs clés de performance

Afin d’obtenir le rendement désiré du capital investi, il est important de faire le suivi de vos indicateurs clés de performance. Le résultat sélectionné précédemment déterminera quels indicateurs clés de performance vous devrez mesurer, et vous devriez commencer votre suivi en utilisant les premières mesures comme point de référence pour des comparaisons futures. Afin d’améliorer l’analyse des indicateurs clés de performance, il est préférable de prioriser la création des instructions en fonction de leur fréquence d’utilisation et de leur niveau de difficulté. Il est également crucial d’avoir le soutien des employés de l’usine pour la zone ciblée afin de garantir le succès de l’opération.

3. Partagez et exploitez la création de contenu

L’un des avantages des instructions de travail numériques est la facilité avec laquelle il est possible de partager le contenu. Cet avantage est particulièrement important pour les entreprises ayant de multiples sites de production qui fabriquent le même produit, puisque les normes mondiales sont essentielles pour garantir la cohérence, quel que soit le lieu de fabrication d’un article. Quand une usine crée une instruction de travail, celle-ci pourrait (et devrait) être partagée avec les autres.

Une autre façon de produire rapidement du contenu spécialisé est de tirer parti des formations des FEO (fabricants d’équipements d’origine). Cela est particulièrement vrai si vous devez mettre en route un nouvel équipement. Sautez sur l’occasion de faire un blitz de création de contenu en filmant le technicien du FEO pendant qu’il effectue des tâches essentielles. Et voilà : vous aurez un contenu prêt à l’emploi, le meilleur de sa catégorie.

Exemples d’intégrations réussies des instructions de travail numériques

Mars

Mars, une entreprise alimentaire mondiale ayant des divisions de confiserie et de nourriture pour animaux a fait appel à Poka pour créer, depuis 2018, 7 000 instructions de travail à travers 170 de ses usines. Aujourd’hui, Poka est la solution commerciale standard dans ses usines, soutenant les piliers d’apprentissage de Mars Supply Excellence.

Avant d’opter pour Poka, Mars disposait de plusieurs systèmes distincts qui pouvaient causer de la confusion et des pertes de temps aux opérateurs qui naviguaient à la recherche d’informations. Maintenant, l’entreprise utilise Poka pour offrir une base de connaissances opérationnelles centralisée et organisée, consolidant ainsi le nombre de systèmes requis. Mars tire parti de Poka pour créer une culture d’uniformisation basée sur un répertoire d’informations centralisé, qui est aisément accessible aux opérateurs quand ils en ont besoin. Cette méthode a réduit de façon significative les dépenses en heures supplémentaires associées à la formation des employés.

Pourquoi intégrer des instructions de travail numériques?

Pour obtenir plus d’information sur la façon d’instaurer des instructions de travail numériques, regardez notre webinaire sur demande Une approche moderne à l’intégration pour le travailleur d’usine autonome et connecté.

Les instructions de travail numériques sont cruciales pour les organisations qui cherchent à rester compétitives dans le monde actuel, où tout va très vite. Cependant, entamer le processus sans une approche rigoureuse peut entraîner des résultats tardifs et le désengagement des employés de l’usine. En adoptant une approche basée sur les résultats, vous pourrez définir le résultat attendu et créer un cas d’utilisation détaillé pour vous assurer d’avoir des résultats rapides et un meilleur engagement.

Pour en savoir plus sur la façon dont Poka peut vous aider à vous lancer et à exploiter tout le potentiel des instructions de travail numériques, communiquez avec l’un de nos experts.