Votre guide ultime de la méthodologie lean 5S

De nombreux fabricants commencent leur débutent leur parcours vers la production allégée (Lean) en mettant en œuvre ou en tentant de mettre en œuvre la méthodologie 5S. La Méthodologie Lean 5S vise à organiser le lieu de travail afin de faciliter l'exécution des tâches requises. En réalité, elle va plus loin que la simple organisation du lieu de travail.

Le concept lean consiste à rechercher et à éliminer le gaspillage sous toutes ses formes. Un lieu de travail organisé est un moyen d'y parvenir. Le terme 5S fait référence à cinq mots japonais - Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu et Shitsuke - qui décrivent le processus d'organisation.

L'avantage le plus important de l'exécution des 5S par les travailleurs sur leur lieu de travail est sans doute qu'elle facilite leur autonomisation - ils prennent les décisions - et qu'elle engendre un sentiment plus fort d'appartenance à la zone, à la cellule de travail ou au service. Cela permet d'obtenir l'engagement nécessaire pour soutenir d'autres mesures lean telles que la maintenance productive totale (TPM).

Les étapes des 5S

Les praticiens occidentaux de la méthode de production lean 5S ont traduit les cinq « S » du japonais en anglais (sort, set in order, shine, standardize and sustain). En français, il s'agit de trier, mettre en ordre, faire briller, standardiser et maintenir. Un sixième « S » est parfois ajouté pour couvrir la sécurité. Cependant, alors que les cinq premiers décrivent les étapes d'un processus, la sécurité s'intègre à chaque étape. Les six « S » sont les suivants :

• Trier (Seiri)
• Ranger (Seiton)
• Nettoyer (Seiso)
• Standardiser (Seiketsu)
• Maintenir (Shitsuke)
• Sécurité

Voici ce qu'implique chaque étape.

Trier (Seiri)

Il s'agit de l'étape initiale du nettoyage d'un lieu de travail. Elle consiste à examiner chaque élément d'outillage, équipement, meubles, matériel et tout autre élément et à décider s'ils sont nécessaires.

Une approche courante consiste à tout séparer en quatre piles ou collections distinctes. Elles sont les suivantes :

• Les articles nécessaires en permanence ou presque tous les jours.
• Les articles qui se trouvent dans la mauvaise zone de travail. À la fin de l'exercice de tri, ils retournent à leur « maison » légitime.
• Les articles nécessitant un examen plus approfondi. Ils sont souvent accompagnés d'une étiquette rouge.
• Les articles qui ne sont absolument pas nécessaires. Ils doivent être jetés immédiatement.

Après l'exercice, les articles nécessaires sont replacés là où ils ont été trouvés. Ceux qui ont été marqués d'une étiquette rouge sont mis à part et réexaminés à une date ultérieure.

Ranger (Seiton)

Cette étape consiste à décider du bon emplacement des éléments requis. Il peut être judicieux d'effectuer Seiton immédiatement après Seiri, l'équipe de travail se mettant d'accord sur l'emplacement exact de chaque article.

L'un des objectifs du Seiton est de minimiser le nombre de déplacements nécessaires sur le lieu de travail pour obtenir les éléments requis. Tout doit être conservé aussi près que possible de l'endroit où le travailleur l'utilisera. Dans certains cas, les travailleurs peuvent décider qu'ils ont besoin d'outils ou d'autres articles en double afin d'éviter les conflits et les déplacements excessifs.

Un autre objectif est de s'assurer que chacun sait où se trouve chaque outil ou pièce d'équipement, matériel ou mobilier pour l'obtenir quand il en a besoin.

Une approche courante consiste à regrouper les articles dans des conteneurs ou sur des étagères où ils sont facilement accessibles. Les travailleurs peuvent également décider de créer des kits pour effectuer des tâches communes. Par exemple, il peut y avoir des kits de pièces de différentes couleurs pour les changements de machine.

Nettoyer (Seiso)

L'objectif est de faire en sorte que les travailleurs nettoient toute leur zone de travail de haut en bas. Certains adeptes de la pensée lean affirment qu'il est plus facile de Nettoyer juste après Trier et avant Ranger. Quelle que soit l'approche adoptée, la séquence doit faire l'objet d'un accord et le temps disponible doit être connu.

Seiso comprend les murs et les sols ainsi que les machines, les gardes, les équipements et même les outils. L'objectif est d'éliminer toute la saleté et la crasse accumulées et de tout ramener à l'état de neuf.

Standardiser (Seiketsu)

Après avoir nettoyé et organisé le lieu de travail, il faut qu'il le reste. Pour ce faire, il faut standardiser. Dans le système 5S, la standardisation consiste à définir les lieux de travail et les équipements connexes et à documenter ce qui doit être fait et comment. On dit parfois « une place pour chaque chose et chaque chose à sa place ».

Les panneaux d'ombrage et les marquages au sol sont deux méthodes de standardisation. Les tableaux d'ombres indiquent où les outils doivent être placés ou accrochés, ce qui permet de voir immédiatement si un outil n'est pas à la bonne place.

Tout comme les tableaux d'ombres pour les outils, les marquages au sol ont pour but de préciser l'emplacement de chaque pièce d'équipement - en veillant à ce que chacun sache où la trouver et en signalant les cas où elle n'est pas en place. Des équipements allant de la poubelle aux chariots à outils et aux monte-charges mobiles peuvent être traités de cette façon.

La standardisation comprend également la documentation de ce qui doit se trouver dans des endroits particuliers et la manière dont les individus effectuent les tâches de nettoyage et d'organisation. Dans le premier cas, des photos peuvent être utilisées sur les étagères de rangement pour montrer ce qui doit aller où. Pour ce qui est du second, les listes de vérification fournissent une méthode facile à suivre pour expliquer ce qu'il faut faire et comment le faire. L'ajout de photos peut aider à montrer la norme attendue.

Maintenir (Shitsuke)

Après avoir désencombré, nettoyé et organisé le lieu de travail avec un système clair, il est temps de s'assurer que les travailleurs respectent le processus. Le mot Shitsuke fait référence à la discipline, et c'est ce qu'il faut.

Les aides visuelles et les listes de vérification élaborées au cours de l'étape de Standardiser seront utiles, mais il existe deux autres outils puissants à prendre en compte. Il s'agit de :

• Des audits 5S réguliers et des promenades Gemba pour identifier tout écart par rapport aux normes établies.
• La pression par les pairs, qui est l'un des avantages importants de la réalisation de l'exercice 5S par les travailleurs eux-mêmes.

En outre, il peut être utile de faire d'un exercice 5S un événement annuel. Toutefois, si l'exercice a été bien réalisé la première fois, les rendements décroissants s'installeront rapidement.

Sécurité (le sixième « S »)

La sécurité est un élément à prendre en compte à chaque étape d'un exercice 5S. Le tri peut consister à se débarrasser des anciens outils et à privilégier les nouvelles versions, plus faciles et plus sécuritaires. De même, la standardisation peut consister à convenir et à documenter l'endroit où sont stockés les dispositifs de sécurité ou les EPI. En outre, si un accident se produit, les actions correctives pourraient consister à modifier l'organisation du lieu de travail afin d'éliminer les risques de chute ou d'autres causes premières.

Les avantages d'un système 5S

Le système 5S a été introduit en tant qu'outil lean pour réduire le gaspillage en organisant le lieu de travail. Les principaux avantages d'une meilleure organisation sont les suivants :

• Meilleure utilisation du temps
• Moins d'espace gaspillé
• Réduction du nombre de blessures
• Moins de temps d'arrêt des équipements
• Amélioration de la cohérence et de la qualité
• Amélioration du moral des employés

 

Meilleure utilisation du temps

Dans un lieu de travail désorganisé, on perd du temps à chercher des outils, des équipements ou d'autres dispositifs. En ayant « une place pour chaque chose et chaque chose à sa place », les travailleurs peuvent aller directement à l'élément dont ils ont besoin sans le chercher. Cela permet d'éviter les déplacements excessifs (l'un des gaspillages de la méthode lean) et d'éviter également d'interrompre les autres travailleurs dans leurs tâches pour leur demander s'ils savent où se trouve un objet. Il en résulte une productivité accrue.

Moins d'espace gaspillé

Le fait d'éliminer les matériaux, équipements et outils inutiles et de regrouper ceux qui sont nécessaires libère de l'espace. Cela peut permettre de rapprocher les machines les unes des autres, d'économiser du mouvement et d'améliorer la visibilité pour que les travailleurs puissent voir ce qui se passe plus facilement.

Réduction des taux d'accidents

Lorsqu'ils ne trouvent pas le bon outil, les travailleurs ont tendance à utiliser autre chose à la place. Cela provoque souvent des accidents, comme une clé à molette qui glisse d'un boulon ou un tournevis qui glisse d'une fente. En gardant les outils là où ils sont nécessaires, on évite les accidents que de tels raccourcis peuvent causer.

Garder les protections transparentes propres les rend plus faciles à utiliser, ce qui réduit le risque de blessures aux yeux. Moins d'encombrement signifie également moins de risques de chute, et espérons-le, aucun. En outre, il devrait y avoir moins de mouvements et de déplacements, ce qui réduit la fatigue, elle-même cause d'accidents.

Moins de temps d'arrêt des équipements

Lorsque les machines sont propres, les problèmes tels que les fuites sont immédiatement visibles, et il est plus facile de voir d'où elle provient. Les problèmes sont donc traités plus rapidement avant de devenir de gros problèmes, ce qui réduit les temps d'arrêt et permet d'éviter les pannes.

Amélioration de la cohérence et de la qualité

La standardisation des processus de travail réduit les variations et le risque d'erreurs. En éliminant les défauts et les défaillances, la productivité globale peut être considérablement améliorée.

Amélioration du moral des employés

Lorsque les travailleurs appliquent les 5S dans un secteur, ils sont habilités à apporter des changements et des améliorations. Ils voient qu'ils peuvent faire la différence et développent un sentiment accru d'appropriation de leur zone de travail.

Comment la technologie peut aider à soutenir les 5S

Il est facile de commettre l'erreur de penser que les 5S ne sont "que" des exercices d'entretien. Ce n'est pas le cas. Une initiative 5S bien menée constitue la base de la mise en œuvre d'autres composantes lean, telles que la TPM, Kaizen et Kanban.

Ces deux éléments sont plus efficaces lorsqu'ils sont appliqués dans un lieu de travail organisé et standardisé. Mais pour y parvenir, il faut faire des efforts, et il est donc essentiel d'exploiter le plus grand nombre d'outils possible. La technologie, sous la forme d'une plateforme de travailleur connecté, peut être d'un grand secours par rapport aux premiers jours de la production allégée.

Les solutions pour travailleurs connectés peuvent être le moteur et le catalyseur d'initiatives lean telles que la TPM en réduisant la lourdeur de la mise en œuvre et en relevant les défis quotidiens. Sans soutien numérique, vous risquez de perdre votre élan et d'atteindre un plafond dans vos efforts de rationalisation. 

Les travailleurs connectés ont accès à des informations sur les machines, les processus et les procédures dans leur zone de travail. Dans un exemple de la technologie Industrie 4.0, ces informations sont mises à disposition par le biais de tablettes dédiées qui fournissent une connectivité et une interface de communication. Une utilisation de la plateforme permet aux travailleurs de produire et de partager des listes de vérification numériques. D'autres permettent d'accéder à des instructions de travail, de créer des guides "comment faire", de demander et d'offrir de l'aide si nécessaire.

Kaizen numérique

Kaizen fait référence à un processus continu consistant à apporter de nombreux petits changements qui apportent des améliorations progressives. Lorsqu'il est maintenu sur une période prolongée, ce processus peut entraîner des améliorations substantielles de la production, de la qualité, de la sécurité et donc du profit.

Kaizen correspond à l'étape de maintien des 5S. L'intégration d'une plateforme de travailleurs connectés permet de mener le Kaizen de manière virtuelle, c'est-à-dire en examinant des vidéos, des photos et des instructions de travail pour trouver des moyens d'apporter des améliorations. Il en va de même pour l'étape Sustain des 5S : les outils des travailleurs connectés facilitent l'audit et l'identification des exceptions et des possibilités d'amélioration.

Kanban numérique

Un Kanban est un signal de production. Il pilote un système de production dans lequel les marchandises sont fabriquées uniquement en cas de besoin et non pas au cas où un client en aurait besoin. Cela permet de réduire les stocks de produits en cours et les déchets de manutention et de stockage qui en découlent. À cet égard, il est analogue à l'application de l'étape du Trier à l'ensemble du processus de fabrication et non à une seule zone de travail.

Les signaux Kanban étaient traditionnellement des cartes, mais de nombreuses autres formes sont possibles. Les signaux Kanban numériques améliorent la visibilité et la responsabilité tout en permettant aux travailleurs d'être informés de l'état des problèmes affectant leur lieu de travail. Cela favorise le partage et la résolution des problèmes, car les travailleurs savent que leurs collègues, leurs superviseurs et leurs responsables assureront le suivi.

Formulaires et listes de vérification électroniques

Les listes de vérification et les formulaires d'audit permettent de s'assurer que les normes 5S d'organisation du lieu de travail sont maintenues. Ils facilitent l'identification des déficiences et fournissent une base sur laquelle apporter des améliorations supplémentaires.

La conservation de ces documents sous forme numérique offre plusieurs avantages par rapport aux versions papier. Ils sont rapidement diffusés et examinés par quiconque souhaite comprendre l'état actuel de l'organisation du lieu de travail, même par des personnes situées dans d'autres lieux géographiques. Il n'y a pas de problème de rangement, puisque cela se fait électroniquement, et les formulaires sont rapidement mis à jour lorsque des changements sont apportés sur le lieu de travail ou que des améliorations organisationnelles sont mises en œuvre.

Gestion des connaissances et des compétences

La formation dispensée directement dans l'usine aide les travailleurs de première ligne à comprendre l'importance de chaque étape du système 5S et la manière dont elles sont liées au processus d'allègement. La technologie numérique fournit également une méthode plus efficace d'apprentissage continu qui maintient l'engagement des travailleurs tout en minimisant les perturbations de la production. 

Cela signifie que vous pouvez mettre en place sans effort un cours de recyclage 5S obligatoire pour vos travailleurs chaque année sans vous soucier des problèmes logistiques. Vous pouvez également avoir une vue d'ensemble de ceux qui ont suivi ou non la formation requise.

La production lean pour un succès continu

Les fabricants à la recherche d'un moyen d'entamer leur démarche de production allégée choisissent souvent la méthode 5S. Au cœur de la méthodologie lean, on trouve le système 5S, qui consiste à organiser le lieu de travail pour améliorer l'efficacité et réduire les déchets.

Un avantage plus fondamental du système 5S est qu'il permet aux travailleurs de première ligne d'apporter des améliorations à leur lieu de travail. Cela renforce le sentiment d'appartenance et améliore le moral des employés, ce qui suscite l'engagement nécessaire à la mise en œuvre d'autres mesures de rationalisation telles que la TPM, le Kaizen et le Kanban.

Les 5S sont facilités par le déploiement d'outils numériques pour les travailleurs, comme Poka. Ils permettent d'accéder facilement à toutes les informations pertinentes sur les processus et les machines, ainsi que de créer, stocker, partager et mettre à jour des listes de contrôle, des rapports d'audit et d'autres documents. Pour en savoir plus sur Poka et ce qu'il peut apporter à votre entreprise, contactez-nous pour organiser une discussion.