Comment effectuer une Gemba Walk efficace

La volonté d’appliquer les principes Gemba est forte, mais la méthode est négligée. Lors de notre dernière conférence des utilisateurs, un sondage a révélé que 43 % des utilisateurs de Poka font une Gemba Walk (tournée d’amélioration continue participative) chaque semaine, 35 % la font chaque mois et seulement 21 % ne la font pas du tout. Certaines de nos présentations les plus populaires ont porté sur les aspects pratiques d’une Gemba Walk efficace.

Dans l’article suivant, nous avons rassemblé les principes fondamentaux concernant les Gemba Walks afin de vous aider à bien mettre en œuvre cette pratique dans votre établissement.

L’évolution du processus de pensée allégé (lean)

Lors de la mise en œuvre de stratégies allégées, plusieurs étapes doivent être franchies. Au cours des premières étapes du processus d’amélioration, les entreprises manufacturières devraient se concentrer sur la mise en place de processus de base et la standardisation. Il est également essentiel de faire participer les employés et de leur donner les moyens d’améliorer le statu quo.

Une fois que les variations de produits, les arrêts non planifiés et d’autres indicateurs clés sont stabilisés, la priorité devient l’amélioration des processus établis. Les entreprises s’efforcent d’accélérer le développement de nouveaux processus, produits, services et expériences, et proposent des solutions centrées sur l’utilisateur et basées sur des cycles d’apprentissage itératifs. C’est à la fin de ce processus que l’innovation allégée (lean) commence véritablement et s’enracine dans votre culture.

Comment les Gemba Walks s’intègrent-elles dans ce contexte?

Au cours d’une Gemba Walk, un employé réalise des activités, identifie des occasions d’amélioration et propose des idées. Il est donc essentiel d’écouter et de s’engager réellement avec le personnel de première ligne, sans quoi le processus sera contre-productif et n’apportera que des avantages limités. Les Gemba Walks favorisent les interactions entre les différents acteurs du flux de valeur, ce qui permet aux dirigeants de soutenir, d’encadrer et de récompenser les employés, en plus de les faire participer à un processus de résolution de problèmes collaboratif et constructif. Il s’agit d’une méthode éprouvée pour former et développer les capacités des dirigeants et favoriser un état d’esprit axé sur la croissance chez tous les employés.

Les Gemba Walks sont un moyen efficace, pour les dirigeants, de promouvoir l’alignement de l’organisation et, pour l’équipe de direction, de maintenir un sens de la réalité. Comme nous l’avons déjà mentionné, elles offrent un aperçu concret de la situation sur le plancher de l’usine. Comprendre le véritable fonctionnement d’un processus, par opposition aux notions préconçues, peut fournir de nouvelles idées sur la façon d’améliorer les processus et d’aider le personnel à se perfectionner.

Types de Gemba Walks

La Dre Myrna Flores, cofondatrice et présidente de la Lean Manufacturing Association, explique les objectifs multiples des Gemba Walks.

Gemba Walks exécutées par la direction

Accent mis sur la culture. L’objectif est de développer la confiance, d’en savoir plus sur les opérations et de trouver des moyens d’améliorer les conditions de travail des membres de l’équipe. Ce type de Gemba Walks a aussi des sous-types. Dans certains cas, les dirigeants se contentent d’observer, tandis que dans d’autres, ils arrivent avec des questions préparées à l’avance afin d’en savoir plus sur les travailleurs.

Gemba Walks exécutées par les responsables des normes de travail

Gemba Walks régulières rattachées à un ordre du jour ou un thème. Il s’agit du type le plus courant, qui consiste à observer et à analyser en profondeur les processus dans le but de les améliorer. Les progrès sont également mesurés pour veiller à ce que les améliorations soient mises en œuvre.

Gemba Walks de résolution de problèmes

Gemba Walks ressemblant à de mini Kaizen (améliorations continues). L’objectif d’une Gemba Walk de résolution de problèmes est de découvrir la source d’un problème sur place, de parler aux personnes les plus proches du problème et de déterminer si des contre-mesures sont nécessaires.

Avantages des Gemba Walks

Le simple fait d’établir des liens de communication avec le plancher de l’usine présente énormément d’avantages. Voici les trois principaux avantages que la Dre Flores recommande de garder à l’esprit.

1. Assurer l’alignement entre les décisions de la direction et les processus de création de valeur sur le plancher. C’est aussi une occasion pour les dirigeants de partager les cibles et les objectifs, voire les rétroactions des clients.
2. Développer l’empathie des dirigeants à l’égard des problèmes que les employés sur le plancher rencontrent dans leur quotidien. C’est l’occasion d’écouter les travailleurs, de poser des questions et d’explorer les moyens d’améliorer leur routine quotidienne. En règle générale, les leaders ne devraient pas parler plus de 20 % du temps.
3. Établir des relations avec les individus qui accomplissent le travail et créent de la valeur au sein de l’organisation. De cette manière, les dirigeants deviennent plus accessibles et les employés se sentent écoutés et engagés dans le processus.

Comment mener correctement une Gemba Walk

Préparation

La raison de votre tournée doit être claire et consignée par écrit. Une fois la raison déterminée, il est important de comprendre où, comment et pourquoi vous recueillez des informations. Cette étape est cruciale, surtout lorsque plusieurs personnes sont appelées à participer à la même Gemba Walk. Vous pouvez intégrer la déclaration des objectifs dans vos réunions d’encadrement et de bilan.

L’objectif d’une tournée peut être de vérifier la mise en œuvre des procédures de travail standard ou de contrôler les irrégularités du processus, en veillant à ce qu’elles soient identifiées et à ce que vous disposiez d’une stratégie pour les rectifier.

Pendant la tournée

Comme mentionné précédemment, tous les intervenants pendant la tournée doivent pratiquer l’écoute active et poser des questions respectueuses en se basant sur trois principes clés : observer, poser des questions et développer l’empathie et le respect.

Observer

En menant une Gemba Walk, les gestionnaires constatent souvent que la réalité ne correspond pas aux attentes. Un intervenant réceptif a la possibilité de faire un grand nombre de découvertes au fil des tournées. Par exemple, un chef d’équipe peut découvrir que certaines instructions de travail ne sont pas suivies correctement, ce qui entraîne des temps d’arrêt récurrents.

Poser des questions

La meilleure façon d’aller au fond d’un problème est de commencer par poser des questions de type « qu’est-ce que ». Une fois que les bases de la compréhension sont établies, il est temps de se plonger dans le « pourquoi ». La vérité, accompagnée de toutes ses lacunes, émerge lorsque l’on cherche le « pourquoi » au sein d’une culture exempte de blâme. Les questions ne doivent pas être utilisées pour réfuter les avis des autres, mais plutôt pour collaborer et se soutenir mutuellement.

Développer l’empathie et le respect

Les dirigeants doivent créer un environnement propice au dialogue, où tout le monde est traité avec respect. Sinon, les Gemba Walks n’ont aucun intérêt pratique. Pourquoi une personne révélerait-elle ouvertement ses difficultés au travail et ses problèmes liés à la production si elle risque d’être blâmée ou traitée avec un manque de respect? De plus, un tel climat ferait paraître les dirigeants inaccessibles et inciterait les employés à taire leurs difficultés ou à les présenter sous le meilleur jour possible afin d’éviter toute confrontation.

Le respect peut être démontré en développant les compétences essentielles des travailleurs et en établissant un système et une culture de soutien à la gestion efficaces. Les employés seront ainsi motivés à adopter des comportements favorables à l’amélioration. Les Gemba Walks doivent être utilisées pour améliorer la compréhension des processus par vos associés, leur capacité à les observer sur le terrain et à les comprendre en profondeur, ainsi que pour accroître l’autonomie générale.

Suivi

Les mesures prises à la suite d'une tournée d’amélioration continue doivent démontrer l’engagement et la participation de votre équipe de direction.

1. Les objectifs de la tournée ont-ils été atteints?
2. Des améliorations nécessaires ou potentielles ont-elles été découvertes? Si oui,
   1. identifiez, regroupez et classez par ordre de priorité les améliorations qui nécessitent une action ultérieure;
   2. fixez les échéances des tâches et des projets;
   3. ayez ces informations à portée de main lors de la prochaine tournée;
   4. et vérifiez si les améliorations ont été maintenues ou non.

Comment Poka contribue à des Gemba Walks efficaces dans votre usine

L’application de Poka pour travailleur connecté peut être utilisée pour réaliser une Gemba Walk, du début à la fin.

Étape 1 — Préparation

La direction peut rapidement faire un tri parmi les problèmes en cours et obtenir une liste complète de tous les problèmes devant être résolus au cours de la tournée.

Étape 2 — Pendant la tournée

Au moyen d’un formulaire numérique comme celui qui est ci-dessous, les intervenants peuvent facilement saisir les rétroactions et les idées des travailleurs dans un format standard pendant la tournée. Plus besoin de perdre du temps à chercher le bon formulaire ou à gérer les rapports complétés.

Étape 3 — Suivi

C’est ici que Poka se révèle être un véritable atout : des alertes envoyées aux utilisateurs désignés ou assignés permettent d’assurer le suivi des mesures prises à la suite de la tournée. Tout problème saisi dans le formulaire électronique peut être automatiquement transmis à l’échelon supérieur afin d’informer l’équipe de direction de tout ce qui doit être traité. La fonction Gestion des problèmes permet également de regrouper les problèmes dans un tableau kanban afin d’en assurer le suivi, de leur détection à leur résolution, garantissant ainsi une meilleure prise des responsabilités. Des mises à jour et des rappels généraux peuvent être rapidement envoyés à l’ensemble de l’usine par le biais du fil d’actualité.

Comment Barry Callebaut tire parti de Poka

Les Gemba Walks et les réunions d’équipe sont au cœur des opérations quotidiennes de Barry Callebaut. L’entreprise s’appuie sur des solutions modernes, incluant Poka, pour connecter sa main-d’œuvre et rendre les Gemba Walks beaucoup plus efficaces et collaboratives.

« Nous intégrons davantage d’outils numériques aux Gemba Walks afin que les décisions soient prises directement sur le plancher de l’usine et que les données aident les travailleurs plutôt qu’elles soient mises au rancart. Lorsqu’il y a un problème, nous essayons de le résoudre sur le champ. »
– John Schouten, Excellence opérationnelle mondiale pour le groupe Barry Callebaut

En mettant une technologie performante entre les mains des travailleurs, ceux-ci disposent d’une ligne d’assistance directe avec les experts, la direction et la maintenance, lorsque nécessaire. Tout problème documenté peut être facilement suivi afin qu’il ne soit pas négligé, et les solutions sont documentées et facilement accessibles à tous. Il est même possible de partager les connaissances nouvellement acquises entre les usines afin de s’assurer que les pratiques exemplaires sont répandues dans l’ensemble de l’entreprise. Lisez l’histoire complète de notre client pour plus d’information sur la façon dont Barry Callebaut utilise Poka pendant ses Gemba Walks.

Mettre en œuvre les Gemba Walks dans vos usines

En instaurant une communication directe entre les travailleurs et les gestionnaires, vous créez non seulement une culture de communication où différentes voix sont entendues, mais la direction gagne également une excellente visibilité. La mise en place de pratiques hors ligne rigoureuses donnera le ton pour l’adoption d’une stratégie Gemba efficace dans votre usine. Toutefois, sans la technologie appropriée, il sera plus difficile de mettre en œuvre les améliorations et, en fin de compte, le pouvoir de résolution des problèmes de votre équipe sera limité.