Au début de 2020, nous savions qu'il s'agirait d'une année de grande croissance pour nous, en tant que jeune entreprise SaaS. Pour nous y préparer, nous avons élaboré des plans pour continuer à renforcer notre équipe dans nos deux bureaux de Montréal et de Québec. Nous étions une entreprise qui accordait une grande importance au temps passé au bureau, car cela créait un sentiment de communauté et favorisait la collaboration entre les équipes - ce qui signifie que le travail à distance était une exception rare. De plus, nos stratégies de contact avec la clientèle étaient très axées sur les événements en personne, l'accueil et la mise en œuvre.

Puis, la pandémie mondiale est arrivée et a bouleversé nos plans initiaux. Comme tout le monde, nous avons été contraints de nous adapter rapidement et d'élaborer des stratégies de réponse, même si nous ne connaissions pas tout l'impact que le COVID-19 aurait sur notre entreprise.

Notre stratégie de réponse était basée sur le soutien des membres de notre équipe, de nos clients et enfin de l'entreprise, dans cet ordre. En regardant l'année écoulée, nous pensons que cette stratégie a porté ses fruits et nous sommes heureux d'en partager les points forts.

Les 3-4 premiers mois de la pandémie

Notre personnel

Alors que nous naviguions dans les premiers mois de la pandémie, notre priorité absolue était d'assurer la santé et la sécurité de nos employés et de leurs familles. Nous avons également décidé de ralentir notre plan d'embauche pour éviter les licenciements liés à COVID. En tant qu'équipe agile et flexible, nous avons réussi à faire la transition vers le travail à domicile et à organiser des réunions virtuelles telles que des mêlées quotidiennes et des "happy hours" sociaux tous les vendredis.

Nos clients

Pour notre communauté d'utilisateurs, les opérations ne se sont pas arrêtées puisque beaucoup d'entre eux étaient des entreprises essentielles. Les travailleurs de première ligne ont continué à se présenter au travail tous les jours pour assurer la sécurité de notre chaîne d'approvisionnement, même si cela impliquait de faire pivoter leur entreprise pour répondre à de nouvelles demandes. C'est pourquoi nous avons veillé à ce que notre équipe communique à nos clients nos plans de continuité des activités, qui prévoyaient notamment un recrutement à distance à 100%.

Poka est devenu un élément essentiel des plans de réponse à l'éloignement physique de notre communauté d'utilisateurs en offrant une alternative à l'observation sur le lieu de travail, aux réunions en personne et aux documents papier. Au cours des premiers mois de la pandémie, nous avons constaté une augmentation de 600 % de l'utilisation des instructions de travail en raison de la volatilité accrue de la main-d'œuvre, qui nécessitait un perfectionnement rapide des travailleurs pour remplacer leurs collègues absents.

«Les employés ne peuvent même pas avoir de contact entre les équipes. L'alimentation numérique de l'usine est très utile pour soutenir les changements d'équipe.»

- Coordinateur Poka, entreprise alimentaire mondiale, Pologne

Notre entreprise

La pertinence et l'importance de l'offre Poka ont été mises en évidence par les nouvelles contraintes introduites par la pandémie. Contrairement à de nombreuses autres entreprises, nous avons eu la chance de ne pas avoir à faire pivoter notre offre ou à construire une nouvelle solution pour le marché.

Au contraire, nos plans d'affaires pour 2020 ont évolué pour se concentrer davantage sur la croissance de nos clients existants plutôt que sur l'acquisition de nouveaux clients. Non seulement les nouveaux projets et initiatives étaient pour la plupart en attente pendant les premiers jours de la crise, mais nous voulions nous assurer que nos clients étaient pleinement soutenus et préparés dans leurs efforts d'expansion.

Pendant cette période, nous avons ajouté Schneider Electric comme nouvel investisseur stratégique, ce qui témoigne de l'urgence accrue des solutions pour travailleurs connectés en raison de COVID-19. Ce partenariat a permis d'accélérer notre soutien à une clientèle mondiale en pleine expansion.

La nouvelle normalité : 4 à 12 mois après la pandémie

Notre personnel

By September 2020, we had become very comfortable with working from home but we knew that we had to continue to find ways to support our team during these trying times. We signed up for Dialogue, a virtual healthcare service, that offers easy online access to primary care physicians and mental health practitioners for all Poka employees and their families.

Our company has many young families that have found this service invaluable including myself. In November, I was able to avoid a trip to the doctors when one of my 14-month old twins woke up with a puffy right eye and I wanted to make sure it wasn't an allergic reaction. I just had to answer a few questions and then I was connected with a doctor on a video call 10 minutes later for a virtual treatment. A truly simple and seamless experience!

À cette époque, notre plan de recrutement a repris. Le travail à distance étant devenu la nouvelle norme, nous avons pu élargir notre bassin de candidats à l'extérieur de Montréal et de Québec. Nous avons également mis au point un programme d'accueil des employés qui est entièrement virtuel et qui comprend les éléments suivants :

Une session de bienvenue avec l'équipe RH
Formation Poka avec l'équipe de formation aux produits
Déjeuner virtuel et 5@7 (happy hour) pour les nouveaux employés.
Rencontre avec les fondateurs
Contrôles fréquents

Pour maintenir l'engagement de notre équipe, nous avons dû faire preuve de créativité dans nos activités d'équipe à distance. Nous avons organisé une série d'événements virtuels amusants, tels que :

Des quiz
Bingo
Dégustation de bières
Shower de bébé
Escape Room
Cours de mixologie

Concours de costumes d'Halloween de Poka

Nos clients et notre activité

Pour les projets qui ont été mis en attente au début de COVID, nous avons vu qu'ils ont commencé à reprendre pendant cette période. Nous avons également vu que les initiatives de transformation numérique ont commencé à prendre de plus en plus d'importance dans les organisations manufacturières. Selon une enquête de LNS, 43 % des entreprises ont augmenté leurs engagements dans des programmes de transformation industrielle depuis la pandémie.

Aujourd'hui

Un an plus tard, nous avons tiré de nombreuses leçons et découvert les bons côtés de la pandémie, tels que :

Notre équipe est étonnamment résiliente et adaptable

En ces temps incertains, notre équipe est devenue encore plus ouverte au changement et a proposé des solutions créatives pour rester productive et engagée. Même si le monde était en suspens, les ambitions et la croissance de nos employés ne l'étaient pas. Pour s'assurer que tout le monde se développe bien à distance, nos chefs d'équipe et nos gestionnaires ont donné la priorité à la prise de nouvelles et au soutien de leur équipe.

Le travail à domicile est là pour rester

Nous avons constaté des niveaux étonnants de concentration, d'éthique professionnelle et de productivité. D'après les deux enquêtes internes que nous avons menées, notre équipe est très satisfaite du travail à domicile.

Nous devons admettre que les 5@7 au bureau nous manquent cependant !

Nous pouvons encore constituer une équipe de classe mondiale à distance

Pour ce qui est de l'expansion de notre équipe, nous avons appris que nous pouvions encore recruter, accueillir et intégrer efficacement des employés à distance. Cela nous a également permis d'élargir notre vivier de candidats. Désormais, nous continuons à rechercher des talents dans tout le Canada.

En ce qui concerne le processus d'embauche, nous adoptons une approche transparente et une attitude de type "vous obtenez ce que vous voyez". Nous sommes extrêmement fiers lorsque de nouveaux employés nous disent que leurs attentes ont rencontré la réalité du travail chez Poka et à quel point c'est mieux (et cela arrive souvent !).

Pour construire une équipe de classe mondiale, il faut trouver les bonnes personnes qui croient en notre produit et veulent contribuer à construire une entreprise plus grande et meilleure. Nous recherchons des personnes qui sont meilleures que nous et qui peuvent nous élever. Chez Poka, notre ego n'existe pas et nous pensons que les nouveaux employés ont beaucoup à nous apprendre. Nous apprécions l'apport d'un regard neuf et de personnes qui voient les choses différemment.

L'agilité est une priorité absolue pour les fabricants

La pandémie a mis en évidence que les compétences, l'autonomie et la responsabilisation de la main-d'œuvre sont plus que jamais nécessaires. Dans son rapport "2021 manufacturing industry outlook", Deloitte recommande aux entreprises manufacturières de s'engager à accroître l'agilité de leurs opérations en investissant dans des initiatives de transformation numérique. Cette urgence croissante indique que l'avenir de la technologie des travailleurs connectés est prometteur.

Dernières reflexions

Nous sommes extrêmement reconnaissants pour le travail acharné, le soutien et la résilience de l'ensemble de la communauté Poka. Nous attendons avec impatience ce que l'avenir nous réserve !

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