Assurer le succès du démarrage d’usine et des équipements avec le Groupe Bel
À propos du Groupe Bel
Le Groupe Bel est un leader français de l'agroalimentaire, spécialisé dans les produits laitiers et les aliments santé. Son portfolio comprend des marques bien connues telles que la Vache qui rit, Babybel, Boursin et bien d'autres, produites sur 29 sites et distribuées dans plus de 120 pays.
En 2005, ils ont établi des bureaux à Montréal pour superviser les opérations canadiennes. En 2018, ils ont lancé un projet d'ouverture d'une usine à Sorel, au Québec, pour fabriquer leur gamme de fromages Mini Babybel. Un an et demi plus tard, en décembre 2019, ils ont fait leur premier essai de fromage, et en juillet 2020, la production commerciale a commencé.
Les défis de l'ouverture d'une nouvelle usine
Serge Vallée, responsable de la performance industrielle chez Bel, a décrit les 5 principaux défis que lui et son équipe ont dû relever lors de l'ouverture de la nouvelle usine :
Extraire l'expertise interne en matière d'équipement
Importer et installer les nouveaux équipements
Le manque de main-d'œuvre spécialisée - il a fallu développer l’entièreté des connaissances et la culture de l'usine
Mettre en œuvre tous les processus et toutes les normes en même temps tout en atteignant les objectifs de production
Pourquoi ils ont choisi Poka
Dès le lancement du projet, Poka a été référé à l'équipe de gestion par l'une de leurs organisations partenaires à Québec.
«[Notre équipe de direction] a décidé que ce logiciel était bien aligné avec notre objectif d'être une usine numérique, sans papier. Nous voulons utiliser Poka pour contribuer au démarrage vertical de l'usine, pour optimiser la gestion des compétences et donner aux employés les moyens d'apprendre. »
Il a ajouté qu'ils voyaient dans Poka un énorme potentiel pour faciliter leur processus de formation, surtout si l'on considère qu'ils devaient intégrer 170 employés en peu de temps, pour soutenir un calendrier de production complet. Par ailleurs, Poka permettrait la collaboration entre les sites et garantirait l'accès à l'expertise interne des parties prenantes dans le monde entier.
Enfin, ils voulaient soutenir l'efficacité opérationnelle et faciliter l'identification et la remontée des problèmes. La fonction d'appel à l'aide de Poka était exactement ce qu'ils recherchaient, rendant la gestion des problèmes beaucoup plus facile et rapide.
Adopter Poka en deux mois
Il était essentiel de garantir un déploiement et une adoption adéquats, afin que les opérateurs puissent bénéficier de toute la puissance de la plateforme et se mettre au travail dès le début de la production.
En mars 2020, la formation sur la plateforme a commencé, et seulement deux mois plus tard, Poka était prêt à fonctionner. Bel a fixé un objectif de 80 % d'engagement hebdomadaire des employés sur la plateforme. Serge explique que pour que Poka soit bénéfique aux employés, l'équipe doit accéder régulièrement au contenu disponible.
En octobre 2021, Bel a obtenu sa certification de qualité FSSC 22000, qui était nécessaire pour que les produits alimentaires puissent être autorisés à la vente. "C'était un grand pas pour nous. Poka a été formidable pour soutenir ce processus de certification", a déclaré Serge. "Sans la numérisation, notamment des instructions de travail, la gestion des compétences et le contrôle des documents, le travail avec les auditeurs aurait été beaucoup plus compliqué."
Taux actuels d'adoption et d'utilisation
Aujourd'hui, le taux d'engagement moyen des employés sur Poka est de 83 %, ce qui dépasse leur objectif initial. Pour encourager l'adoption, ils demandent aux employés de se connecter à la plateforme au moins 10 fois par mois - et offrent un bonus mensuel aux employés pour renforcer ce comportement.
En moyenne, le personnel effectue 123 appels à l'aide par mois, dont 115 sont traités, soit un taux de résolution de 94 %. Le reste est constitué de demandes qui ne sont pas fermées simplement parce qu'il s'agit de tâches plus importantes qui s'étendent sur un seul mois, ou de doublons.
Enfin, le taux de visualisation des instructions de travail mensuelles est de 81%, et dans les équipes plus établies avec moins de rotation, ce chiffre grimpe à plus de 90%. Ceci est principalement dû au fait que les employés expérimentés ont intégré Poka dans leur flux de travail normal et en ont fait une partie intégrante de leur travail.
Adoption et taux d'utilisation
Ratio de connexion
Nouvelles par mois
Appels à l’aide par mois
Ratio visualisation instructions de travail
Les leçons apprises
Pour conclure, Serge a partagé quelques leçons apprises et des conseils pour tous ceux qui veulent utiliser le Poka dans leur usine :
Construire des modèles solides et utiles pour les instructions de travail et former les créateurs de contenu pour faciliter le processus d'approbation
Une fois le premier site opérationnel, la formation peut être internalisée par un champion Poka pour les futurs sites qui adopteraient la solution
Définir quand utiliser les différentes fonctionnalités du produit
Le suivi des compétences doit être assuré par les formateurs et les superviseurs, et pas seulement par les RH
Il ajoute également qu'une nouvelle usine bénéficierait grandement du fait que Poka soit déjà adopté dans d'autres usines. Cela leur permettrait d'éviter la lourde tâche de tout créer à partir de zéro. Les documents tels que les listes de contrôle et les instructions de travail pourraient simplement être transférés d'un site à l'autre.
Plus il y a d'usines qui utilisent Poka, plus le système est puissant. Les meilleures pratiques et la collaboration pourraient être centralisées par la plateforme afin de garantir le respect des mêmes normes dans le monde entier.